Covid-19 – Les impacts de la crise sanitaire sur l’approbation des comptes annuels
La propagation actuelle du Coronavirus a contraint le gouvernement à imposer une distanciation sociale incompatible avec certaines règles du droit des sociétés et notamment celles qui gouvernent la tenue des assemblées annuelles d’approbation des comptes sociaux des sociétés.
Si le droit des sociétés prévoit, dans la plupart des cas, la possibilité pour les associés ou actionnaires de prendre des décisions sans pour autant devoir se réunir physiquement, l’approbation des comptes annuels par voie d’assemblées réunies physiquement, considérée comme un événement capital dans la vie d’une société, fait exception.
S’agissant des sociétés comportant un nombre réduit d’associés, les assemblées sont, dans la réalité, souvent tenues « sur papier », la réunion physique n’étant qu’une fiction.
Néanmoins, il est, pour cette année, impossible de procéder ainsi, sauf à accepter l’idée d’établir et signer des documents qui ne peuvent refléter la réalité puisque les réunions physiques sont proscrites et qui sont dès lors susceptibles d’être contestés.
- La consultation à distance dans les Sociétés Anonymes (SA)
A condition que les statuts le prévoient, les actionnaires d’une société anonyme (SA) dont les actions ne sont pas admises aux négociations sur un marché réglementé peuvent être réunis en assemblée générale ordinaire ou extraordinaire, par voie de visioconférence ou par des moyens de télécommunication permettant leur identification[1].
En cas de recours à la visioconférence, l’avis de convocation doit indiquer que les actionnaires ne pourront participer à l’assemblée exclusivement au moyen de la visioconférence[2]. Le dispositif mis en œuvre devra garantir la participation effective des intervenants dont les délibérations sont retransmises de façon continue et simultanée.
De plus, les sociétés autorisant les actionnaires à voter par des moyens électroniques de télécommunication sont tenues d’aménager un site exclusivement consacré à ces fins[3]. Les participants ne peuvent accéder au site qu’après s’être identifiés par un code obtenu avant la séance[4].
- La consultation à distance dans les Sociétés par actions simplifiées (SAS)
Dans les SAS, la réunion d’une assemblée n’est qu’un mode de consultation facultatif.
En effet, les statuts peuvent librement déterminer les conditions et les formes dans lesquelles sont prises les décisions des actionnaires :
- une assemblée générale des actionnaires,
- une consultation par correspondance,
- une consultation par vidéoconférence, ou
- la signature d’un acte sous seing privé ou notarié (etc…).
Néanmoins, les modes de consultation non prévus par les statuts ne peuvent pas être utilisés, sauf à modifier les statuts ou y déroger expressément, dans les formes prévues pour une modification statutaire.
Il convient cependant de préciser que les statuts « standards » d’une SAS prévoient généralement que les comptes sociaux sont approuvés dans le cadre d’une assemblée générale annuelle réunie sur convocation du Président de la société.
Il est donc impératif de se référer aux statuts de votre société afin de déterminer les différents modes de consultation qui sont mis à votre disposition.
- La consultation à distance dans les Société à Responsabilité Limitée (SARL)
Dans une SARL, les décisions collectives sont, par principe, prises en assemblée. Néanmoins, il peut être stipulé dans les statuts que certaines décisions collectives pourront être prises par consultation écrite, par visioconférence ou résulter du consentement de tous les associés, exprimé dans un acte[5].
Toutefois, la réunion physique d’une assemblée annuelle d’approbation des comptes de l’exercice est inévitable. Les associés doivent donc être présents ou se faire représenter pour y participer. Aucun autre mode de consultation ne peut être utilisé. L’assemblée générale d’approbation des comptes doit obligatoirement être tenue dans les 6 mois de la clôture de l’exercice, mais ce délai peut être prolongé à la demande du gérant, par décision de justice[6].
- Sur les mesures prises par le gouvernement pour adapter les modalités de tenue des assemblées générales des sociétés commerciales
La Loi du 23 mars 2020 d’urgence pour faire face à l’épidémie de Covid-19 prévoit que le Gouvernement pourra prendre par ordonnance des mesures modifiant les modalités de tenue des assemblées générales et réunions d’organes délibérant ainsi que les règles d’approbation et de publication des comptes annuels :
Il s’agira pour les sociétés commerciales de :
- simplifier et adapter les conditions dans lesquelles les assemblées et les organes dirigeants collégiaux se réunissent et délibèrent, ainsi que les règles relatives aux assemblées générales ;
- simplifier, préciser et adapter les règles relatives à l’établissement, l’arrêté, l’audit, la revue, l’approbation et la publication des comptes et des autres documents qu’elles sont tenues de déposer ou de publier, notamment celles relatives aux délais, ainsi que d’adapter les règles relatives à l’affectation des bénéfices et au paiement des dividendes.
Des décrets d’application seront très prochainement publiés. Nous ne manquerons pas de vous faire part de leur teneur et nos équipes seront alors en mesure de vous assister dans leur mise en œuvre.
Dans cette attente, nous nous tenons disponibles pour répondre à toutes questions et vous assister dans la mise en place d’un mécanisme de vote à distance des associés et actionnaires afin de vous permettre de remplir vos obligations dans le cadre de l’approbation des comptes annuels.
[1] Article L. 225-107 du Code de commerce
[2] Article R. 225-66 du Code de commerce
[3] Article R. 225-61 du Code de commerce
[4] Article R. 225-98 du Code de commerce
[5] Article L. 223-27 du Code de commerce
[6] Article L. 223-26 du Code de commerce
